Tässä artikkelissa käsittelemme:
- mitä uudessa hankintalaissa muuttui
- miten uudistus vaikuttaa henkilöstöhallinnon SaaS-palveluiden hankintaan
- miksi markkinakartoitus kannattaa tehdä ennen kilpailutusta
- milloin henkilöstöhallinnon järjestelmät kannattaa hankkia yhtenä kokonaisuutena ja milloin erillisinä ratkaisuina
- miten integraatiot, tietoturva ja tiedon siirrettävyys huomioidaan tarjouspyynnössä
- miten henkilöstöhallinnon ohjelmistohankintaan kannattaa valmistautua.
Uusi hankintalaki tuli voimaan 18.6.2026. Uudistuksen tavoitteena on lisätä avointa kilpailua julkisissa hankinnoissa, parantaa markkinoiden toimivuutta ja helpottaa pienten ja keskisuurten yritysten osallistumista tarjouskilpailuihin.
Muutos koskettaa myös henkilöstöhallinnon digitaalisia palveluita. Kuntien, hyvinvointialueiden, valtion organisaatioiden ja muiden hankintayksiköiden on arvioitava entistä tarkemmin, miten esimerkiksi palkanlaskennan, työajanhallinnan, henkilöstötiedon, perehdytyksen ja kouluttamisen järjestelmähankinnat valmistellaan ja kilpailutetaan.
Uudistus voi avata markkinoita uusille ratkaisuille ja erikoistuneille ohjelmistotoimittajille. Samalla se korostaa hankintayksikön vastuuta siitä, että hankittava kokonaisuus määritellään huolellisesti, markkinoiden tarjonta tunnetaan ja järjestelmien väliset riippuvuudet huomioidaan jo hankinnan valmistelussa.
Mitkä ovat uuden hankintalain keskeiset muutokset?
Uudistettu laki muuttaa erityisesti hankintojen valmistelua, suurten hankintojen jakamista ja sidosyksiköiden käyttöä.
Avoimella menettelyllä toteutettu EU-kynnysarvon ylittävä kilpailutus on lähtökohtaisesti keskeytettävä ja uusittava, jos siihen saadaan vain yksi tarjous. Kilpailutusta ei kuitenkaan tarvitse uusia, jos hankintayksikkö on tehnyt ennen tarjouskilpailua markkinakartoituksen tai jakanut hankinnan osiin. Kilpailutus tarvitsee uusia vain kerran.
Lisäksi suuret hankinnat on lähtökohtaisesti jaettava osiin. Tätä velvoitetta sovelletaan 1.10.2026 alkaen. Muutoksen tavoitteena on antaa myös pienemmille ja tiettyihin osa-alueisiin erikoistuneille toimittajille nykyistä parempi mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuihin.
Sidosyksiköiden käytössä hankintayksiköille asetetaan puolestaan vähintään 10 prosentin omistusvaatimus, jos ne haluavat hankkia palveluita osakeyhtiömuotoiselta sidosyksiköltä ilman kilpailutusta. Olemassa oleviin sopimuksiin ja eri toimialoihin sovelletaan porrastettuja siirtymäaikoja.
Markkinakartoitus auttaa tunnistamaan nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut
Henkilöstöhallinnon ohjelmistomarkkina kehittyy nopeasti. Pilvipalvelut, rajapinnat, automaatio, analytiikka ja tekoäly muuttavat järjestelmien ominaisuuksia sekä sitä, miten palveluita voidaan yhdistää toisiinsa.
Jos tarjouspyyntö pohjautuu suoraan vanhan järjestelmän rakenteeseen ja toimintamalliin, hankintayksikkö voi tahtomattaan rajata kilpailua tai estää uudempien ratkaisujen tarjoamisen. Vanhan järjestelmän ominaisuuksien kopioimisen sijaan hankinnan valmistelussa kannattaakin keskittyä organisaation tarpeisiin, prosesseihin ja tavoiteltaviin hyötyihin.
Markkinakartoituksen avulla hankintayksikkö voi selvittää esimerkiksi:
- millaisia SaaS-palveluita (Software as a Service) markkinoilla on tarjolla
- mitkä prosessit kannattaa hoitaa yhdellä järjestelmällä ja mitkä erillisillä ratkaisuilla
- miten eri järjestelmät integroituvat toisiinsa
- millaisia käyttöönottomalleja ja tukipalveluita toimittajat tarjoavat
- miten tietoturva, tietosuoja ja palvelun jatkuvuus toteutetaan
- miten palvelun hinnoittelu muodostuu.
Markkinakartoitus ei tarkoita toimittajan valitsemista etukäteen. Kyseessä on avoin hankinnan valmistelun vaihe, jonka avulla tarjouspyynnön vaatimuksista voidaan tehdä realistisia, syrjimättömiä ja hankinnan tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisia.
Uudessa hankintalaissa markkinakartoituksella on myös konkreettinen menettelyllinen merkitys: sen tekeminen voi poistaa velvollisuuden uusia kilpailutus, vaikka kilpailutukseen saataisiin vain yksi tarjous.
Yksi kokonaisuus vai useita erikoistuneita palveluita?
Henkilöstöhallinnon digitaaliseen kokonaisuuteen voi kuulua esimerkiksi työajanseuranta, työvuorosuunnittelu, palkanlaskenta, perehdytys, osaamisen kehittäminen, henkilöstökokemuksen mittaaminen ja raportointi.
Hankintalain vaatimus suurten hankintojen jakamisesta osiin voi lisätä modulaaristen SaaS-palveluiden mahdollisuuksia julkisissa hankinnoissa. Hankintayksikön ei välttämättä tarvitse kilpailuttaa koko henkilöstöhallinnon kokonaisuutta yhtenä laajana järjestelmähankintana, vaan se voi muodostaa osakokonaisuuksia esimerkiksi prosessien, palvelualueiden tai käyttäjäryhmien perusteella.
Tämä voi parantaa kilpailua ja mahdollistaa kuhunkin tarpeeseen parhaiten soveltuvan ratkaisun valitsemisen. Työajanhallintaan voidaan valita siihen erikoistunut järjestelmä, henkilöstötietojen hallintaan oma HR-ratkaisunsa ja perehdytyksen sekä osaamisen kehittämisen tarpeisiin digitaalinen oppimisympäristö.
Liian pitkälle viety pilkkominen voi kuitenkin synnyttää hajanaisen järjestelmäympäristön, jossa tieto ei liiku ja vastuut jäävät epäselviksi. Hankinnan jakamista arvioitaessa on siksi tarkasteltava järjestelmien välisiä tietovirtoja, integraatioiden vastuita, käyttöoikeuksien hallintaa, raportointia sekä toimittajien kykyä tehdä yhteistyötä.
Sidosyksiköiden käyttöä koskeva muutos voi käynnistää uusia kilpailutuksia
Monet julkiset organisaatiot ovat hankkineet hallinnollisia tukipalveluita ja ohjelmistoja sidosyksiköiltä ilman avointa kilpailutusta. Uusi vähintään 10 prosentin omistusvaatimus voi muuttaa tällaisten hankintojen toteuttamista.
Olemassa olevia sidosyksiköitä voidaan pääsääntöisesti hyödyntää nykyisestä omistusosuudesta riippumatta 30.6.2027 saakka. Joillekin sopimuksille ja toimialoille on säädetty pidempiä siirtymäaikoja ja poikkeuksia. Tarkat vaikutukset on siksi arvioitava organisaatio- ja sopimuskohtaisesti.
Muutos voi johtaa uusiin kilpailutuksiin esimerkiksi palkanlaskennassa, työajanhallinnassa, HR-järjestelmissä, talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluissa sekä henkilöstön perehdytys- ja koulutusratkaisuissa.
Kilpailutuksiin valmistautuminen kannattaa aloittaa ajoissa. Henkilöstöhallinnon järjestelmien vaihtamiseen liittyy usein tietojen siirtämistä, integraatioiden rakentamista, prosessien uudelleenmäärittelyä, henkilöstön kouluttamista ja järjestelmien rinnakkaiskäyttöä. Hankintapäätöksen ja uuden palvelun varsinaisen käyttöönoton väliin on siksi varattava riittävästi aikaa.
Pelkkä hankintahinta ei kerro ohjelmistoratkaisun kokonaiskustannusta
SaaS-palvelun kustannukset muodostuvat yleensä useammasta tekijästä kuin kuukausi- tai käyttäjäkohtaisesta lisenssimaksusta.
Kokonaiskustannuksiin voivat vaikuttaa esimerkiksi:
- käyttöönotto
- tietojen migraatio
- integraatiot
- järjestelmän konfigurointi
- koulutus, konsultointi ja tukipalvelut
- sopimuskauden aikana tarvittavat muutokset
- palvelusta irtautuminen ja tietojen ulosvienti.
Tarjouspyynnössä on tärkeää määritellä, mitkä palvelut sisältyvät tarjottuun hintaan ja miten mahdolliset lisätyöt hinnoitellaan. Vertailussa kannattaa tarkastella koko suunnitellun sopimuskauden kustannuksia eikä vain järjestelmän alkuvaiheen hintaa.
Myös palvelusta irtautuminen on huomioitava. Hankintayksikön on hyvä selvittää jo tarjousvaiheessa, miten tiedot voidaan viedä järjestelmästä, millaisessa muodossa ne toimitetaan ja millaista siirtymäapua toimittaja tarjoaa sopimuksen päättyessä.
Hyvä kokonaiskustannusten vertailumalli vähentää riskiä siitä, että hankinnan jälkeen syntyy ennakoimattomia kustannuksia tai järjestelmän kehittäminen osoittautuu odotettua kalliimmaksi.
Laatuvaatimukset kannattaa sitoa todellisiin käyttötapauksiin
Pitkä ominaisuusluettelo ei välttämättä kerro, kuinka hyvin järjestelmä tukee organisaation arkea. Tarjouspyynnössä kannattaa siksi kuvata konkreettisia prosesseja ja käyttötapauksia.
Työajanhallinnan hankinnassa voidaan esimerkiksi kuvata, miten eri henkilöstöryhmien työajat kirjataan, tarkastetaan, tulkitaan ja siirretään palkanlaskentaan. HR-järjestelmän kohdalla voidaan arvioida uuden työntekijän työsuhdeprosessia, henkilöstötietojen päivittämistä ja esihenkilöiden itsepalvelua.
Oppimisympäristön hankinnassa olennaisia käyttötapauksia voivat olla perehdytyksen automatisointi, pakollisten koulutusten kohdentaminen sekä suoritusten seuranta ja raportointi.
Kun ratkaisuja arvioidaan todellisten tilanteiden kautta, hankintayksikkö saa paremman kuvan niiden käytettävyydestä, muokattavuudesta ja soveltuvuudesta organisaation prosesseihin.
Laatuvertailussa kannattaa huomioida myös mobiilikäyttö, saavutettavuus, integraatiot, tietoturva, palvelun saatavuus, käyttöönottosuunnitelma, asiakastuki ja palvelun jatkuva kehittäminen.
Vaatimusten on samalla oltava oikeassa suhteessa hankinnan tavoitteisiin. Tarpeettoman raskaat taloudelliset, tekniset tai referenssejä koskevat vaatimukset voivat vähentää tarjoajien määrää ja olla ristiriidassa uudistuksen kilpailua lisäävän tavoitteen kanssa.
Rajapinnat ja tiedon siirrettävyys ehkäisevät toimittajalukkoa
Henkilöstöhallinnon järjestelmät käsittelevät organisaation toiminnan kannalta kriittistä tietoa. Hankinnassa pitää siksi arvioida jo ennakkoon, miten tiedot liikkuvat järjestelmien välillä ja miten ne voidaan tarvittaessa siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Tarjouspyynnössä kannattaa määritellä ainakin:
- käytettävissä olevat rajapinnat
- integraatioiden dokumentaatio
- tietojen vientimuodot
- integraatioiden ylläpidon vastuut
- tietojen omistajuus
- palvelun päättymiseen liittyvä siirtymäapu
- tietojen poistaminen sopimuksen päätyttyä.
Avoimet ja dokumentoidut integraatiomahdollisuudet tukevat myös hankintojen jakamista osiin. Kun tieto liikkuu luotettavasti, eri palveluntarjoajien ratkaisuista voidaan rakentaa yksi toimiva henkilöstöhallinnon kokonaisuus.
Esimerkiksi työaikatiedon pitää usein siirtyä palkanlaskentaan, henkilöstötiedon työajanhallintaan ja työntekijän perustietojen oppimisympäristöön. Tiedonsiirtojen automatisointi vähentää manuaalista työtä ja ehkäisee virheitä, mutta edellyttää, että integraatiot huomioidaan jo hankinnan määrittelyssä.
Näin valmistaudut henkilöstöhallinnon järjestelmähankintaan
Onnistunut SaaS-hankinta alkaa nykytilan tunnistamisesta. Organisaation pitää tietää, mitä järjestelmiä, sopimuksia, prosesseja ja tietovirtoja sillä tällä hetkellä on sekä millaisia ongelmia uudella ratkaisulla halutaan ratkaista.
Ennen kilpailutusta kannattaa:
- määritellä hankinnan tavoitteet ja tavoiteltavat hyödyt
- tunnistaa eri käyttäjäryhmien tarpeet
- kartoittaa nykyiset järjestelmät, sopimukset ja tietovirrat
- toteuttaa avoin markkinakartoitus
- arvioida hankinnan jakaminen tarkoituksenmukaisiin osiin
- määritellä integraatio-, tietoturva- ja jatkuvuusvaatimukset
- muodostaa läpinäkyvä kokonaiskustannusten vertailumalli
- suunnitella käyttöönotto, tiedonsiirto ja muutosjohtaminen.
Uusi hankintalaki ei itsessään ratkaise ohjelmistohankintojen haasteita. Se kuitenkin ohjaa hankintayksiköitä tuntemaan markkinoita paremmin ja rakentamaan kilpailutuksia, joissa erilaisilla toimittajilla on nykyistä paremmat mahdollisuudet osallistua.
Saarni Cloud tarjoaa kotimaisia SaaS-palveluita henkilöstöhallinnon tarpeisiin
Saarni Cloud on suomalainen työelämän ohjelmistokonserni, jonka ratkaisut kattavat henkilöstöhallinnon, työajanseurannan, työvuorosuunnittelun, palkanlaskennan, oppimisen, henkilöstökokemuksen mittaamisen, taloushallinnon ja analytiikan tarpeita.
Ratkaisuja voidaan hyödyntää itsenäisinä palveluina tai osana integroitua henkilöstöhallinnon kokonaisuutta. Tämä antaa julkisille organisaatioille mahdollisuuden rakentaa kokonaisuus omien prosessiensa, järjestelmäarkkitehtuurinsa ja hankintamallinsa mukaisesti.
Saarni Cloudin palveluvalikoiman lähtökohtana on yhdistää eri osa-alueisiin erikoistuneet ratkaisut kokonaisuudeksi, jossa tieto siirtyy järjestelmien välillä ja jossa organisaatio voi uudistaa yhtä tai useampaa henkilöstöhallinnon osa-aluetta kerrallaan.
Hankintalain vaikutus ohjelmistohankintoihin pähkinänkuoressa
- Uusi hankintalaki ohjaa julkisia hankintayksiköitä valmistelemaan kilpailutuksia entistä huolellisemmin ja hyödyntämään markkinoita avoimemmin.
- Henkilöstöhallinnon SaaS-palveluiden hankinnassa korostuu markkinakartoitus: ennen tarjouspyynnön julkaisemista kannattaa selvittää, millaisia ratkaisuja markkinoilla on ja miten ne vastaavat organisaation todellisiin tarpeisiin.
- Suurten hankintojen jakaminen osiin voi avata mahdollisuuksia erikoistuneille ohjelmistotoimittajille ja auttaa rakentamaan henkilöstöhallinnon kokonaisuuden useista yhteensopivista ratkaisuista.
- Onnistunut hankinta edellyttää, että integraatiot, tiedon siirrettävyys, tietoturva, kokonaiskustannukset ja käyttöönoton vaatimukset huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa.
- Kun hankinnan tavoitteet, käyttötapaukset ja laadulliset vaatimukset määritellään selkeästi, kilpailutus tukee sekä avointa markkinaa että organisaation pitkän aikavälin tarpeita.
Työsuhteet hallussa aina rekrytoinnista kirjanpitoon.
Henkilöstöpalvelualalla prosessien pitää olla tiukasti hallussa jotta bisnes sujuu. Likeitissa niin työajat, tehtävät ja palkat kuin asiakkuudet ja laskutuskin ovat samassa palvelussa. Kaikki toiminnot ovat selkeitä ja läpinäkyviä, ja palvelua on helppo käyttää myös mobiilisti. Lue lisää.
Helpompaa henkilöstöhallintoa ja sujuvampaa arkea.
Suomen suosituimman työajanseurannan sekä HR-ratkaisun, työvuorosuunnittelun ja Palkat-palvelun ansiosta hallitset kaikkea työsuhteisiin liittyvää tietoa helposti yhdessä ja samassa palvelussa. Nepton sujuvoittaa yli 200 000 ihmisen arkea yli 1000 yrityksessä ja yhteisössä. Lue lisää.
Tee osaamisesta organisaatiosi kilpailuetu.
Osaamisen ylläpitäminen on elintärkeää kaikille organisaatioille. Saarni Learningin Priima oppimisalustalla toteutat perehdytykset, kurssit ja verkkokoulutukset helposti ja kustannustehokkaasti. Mutkaton oppimisympäristö sopii kaikenkokoisille toimijoille alasta riippumatta. Lue lisää.
Henkilöstökyselyt ja analytiikka uusilla ulottuvuuksilla.
Saarni EXP on helposti hallittava ja täysin automatisoitu digitaalinen henkilöstökysely- ja analytiikka-alusta, jonka avulla pystyt vaivattomasti seuraamaan henkilöstön hyvinvointia ja muita valittuja aihealueita. Tarkat raportit ja analytiikka auttavat kohdentamaan kehitystoimenpiteet oikein. Lue lisää.
Tehoa asianajoalan toimeksianto-prosesseihin.
CSI Helsingin ohjelmistot ja palvelut tehostavat juridisten toimeksiantojen hallintaa ja laskuttamista sekä tukevat prosessien jatkuvaa kehittämistä. CSI on markkinajohtaja Suomessa ja Baltiassa ja kasvattaa asiakaskuntaansa myös Ruotsissa. Lue lisää.
Helppokäyttöinen all-in-one HR-käyttöliittymä.
Saarni HRX-pilvipalvelun avulla yritykset saavat suoraviivaistettua henkilöstö- ja palkkahallinnan prosesseja. HR-automaatioratkaisu tuottaa kustannussäästöjä sekä skaalautuu yrityksen toiminnan mukaisesti. Lue lisää.
Ihmisläheisempiä tilitoimistopalveluja tarpeisiisi.
Saarni Economics tarjoaa ammattitaitoisia tilitoimistopalveluita Saarni Cloudin palveluiden asiakkaille. Perehdymme syvällisesti asiakkaidemme tarpeisiin ja tarjoamme juuri oikeanlaista kirjanpito-, palkanlaskenta- ja laskutuspalveluiden kokonaisuutta. Lue lisää.
Johda menestyksekkäästi tiedolla.
Saarni Intelligence auttaa Saarni Cloudin palveluiden asiakkaita tunnistamaan tärkeimmät tiedolla johtamisen tarpeet sekä tarjoaa operatiivisen ja strategisen johtamisen tueksi moderneja BI-ratkaisuja. Lue lisää.
Lähteet:
Uusi hankintalaki voimaan: lisää kilpailua julkisiin hankintoihin – Valtioneuvosto
Hankintalain uudistus – Työ- ja elinkeinoministeriö
Finlex: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain muuttamisesta
Lyhyesti Saarni Cloud -konsernista
Vuonna 2017 perustettu Saarni Cloud on suomalainen työelämän ohjelmistokonserni ja SaaS-liiketoiminnan edelläkävijä, jonka henkilöstöhallinnon, oppimisen, työajanseurannan, taloushallinnon ja analytiikan palveluita käyttää Suomessa ja Pohjois-Euroopassa lähes puoli miljoonaa ihmistä noin 1 500 asiakasorganisaatiossa. Konsernin palveluksessa on yli 160 asiantuntijaa Espoossa, Helsingissä, Tampereella, Oulussa ja Hyvinkäällä. www.saarnicloud.com