Henkilöstöhallinnon trendit ja työkalut

Saarni Cloud toteuttaa vuosittain henkilöstöhallinnon tutkimuksen, jossa kartoitetaan alan uusimpia trendejä, käytössä olevia työkaluja ja ohjelmistoratkaisuja sekä alan kehitystarpeita. Tulokset osoittavat, että markkinoilla on potentiaalia uusille, entistä käyttäjäystävällisemmille ja tehokkaammille HCM-ratkaisuille. Lisäksi tutkimukset tarjoavat arvokasta tietoa siitä, miten henkilöstöhallinnon prosesseja voidaan sujuvoittaa ja hallinnollista kuormitusta vähentää, jotta organisaatiot voivat keskittyä arvokkaampaan työhön ja inhimilliseen kasvuun.

HCM-markkinakartoitus – Review 2024

Onko organisaatiossanne käytössä liian monta henkilöstöhallinnon ohjelmistoa ja työkalua? Oletteko tyytyväisiä nykyisiin ratkaisuihinne? Entä millainen potentiaali markkinassa on HCM-järjestelmäkokonaisuuksille? Näihin kysymyksiin haettiin vastauksia tuoreessa tutkimuksessa, jossa kartoitettiin henkilöstöhallinnon ohjelmistojen markkinatilannetta, käyttäjäkokemuksia ja tulevaisuuden tarpeita.

Teemme parhaillaan Review 2024 -tutkimusta.

Auta meitä kehittämään entistäkin parempia palveluita vastaamalla muutaman minuutin vievään kyselyyn.

Vastaa kyselyyn tästä

Henkilöstöhallinnon ohjelmistojen ja työkalujen markkinatilanne kiinnostaa organisaatioita entistä enemmän. Siksi toteutimme yhteistyössä Innolink Oy:n kanssa tutkimuksen, jossa selvitettiin nykyisiä ohjelmistoratkaisuja, niiden käyttäjäkokemuksia sekä markkinan potentiaalia uusille HCM-järjestelmäkokonaisuuksille. Tutkimukseen osallistui 219 henkilöstöhallinnon ohjelmistojen käyttäjää ja hankinnoista vastaavaa ammattilaista.

Halusimme ymmärtää, kuinka sujuvaa henkilöstöhallinnon järjestelmien päivittäinen käyttö on ja millaisia kehitystarpeita alalla tunnistetaan. Kartoitimme, mitkä ohjelmistot ovat käytössä, missä työvaiheissa kaivataan enemmän tehoa ja mitkä tulevaisuuden trendit vaikuttavat eniten henkilöstöhallinnon työkaluihin.

Alan kehitykselle on selvä tilaus: markkinoilla on potentiaalia uusille, entistä käyttäjäystävällisemmille ja tehokkaammille HCM-ratkaisuille. Nyt on oikea hetki pohtia, kuinka voimme vähentää hallinnollista kuormitusta ja tehdä henkilöstöhallinnon työstä sujuvampaa.

Kiinnostus ratkaisujen keskittämiseen

Kysyessämme kuinka kiinnostunut olisit keskittämään kaikki tai suurimman osan henkilöstöhallinnon ratkaisuista yhdelle ohjelmistotarjoajalle, kiinnostuneita oli 37% (yli 4 ratkaisun palvelut). Kiinnostus oli korkeinta 50-249 henkilöstömäärän organisaatioissa ja johdon kiinnostus ratkaisujen keskittämiseen oli korkeampaa kuin muissa tehtävissä toimivien.

Haasteiksi mainitaan yleisimmin integraatiot ja tietojen käsittely

Henkilöstöhallinnon ohjelmistojen suurimpana haasteena nähdään eri järjestelmien yhteensopimattomuus ja tiedon käsittelyn vaikeus. Monet organisaatiot joutuvat turvautumaan manuaalisiin prosesseihin, koska järjestelmät eivät keskustele keskenään, tiedonsiirto on hidasta ja integraatiot kalliita sekä monimutkaisia. Erityisesti rajapintojen vaihteleva laatu, terminologian eroavaisuudet ja raportoinnin haasteet vaikeuttavat sujuvaa työskentelyä. Tietojen siirtäminen ohjelmasta toiseen vaatii usein ylimääräistä työtä ja useita kirjauksia, mikä kuormittaa henkilöstöhallinnon ammattilaisia. Näiden ongelmien ratkaiseminen on keskeistä, jotta henkilöstöhallinnon prosesseista saadaan sujuvampia ja tehokkaampia.

Työajanseuranta, palkanlaskenta ja rekrytointi koetaan parhaiten toimiviksi palveluiksi

Kun kysyimme, mikä käytössä olevista palveluista toimii erityisen hyvin, niin johto ja pääkäyttäjät tunnistivat samat erityisen hyvin toimivat palvelut kuin asiantuntijat ja muut käyttäjät.

Tekoälystä kiinnostuneita on selvästi enemmän

Kysyessämme kuinka kiinnostunut olet tekoälyn hyödyntämisestä henkilöstöhallinnon järjestelmissä, niin yli puolet vastaajista olivat kiinnostuneita tai erittäin kiinnostuneita. Tekoälyn hyödyntäminen henkilöstöhallinnossa nähdään erityisesti työn tehostamisen ja ajansäästön kannalta merkittävänä. Automaatio voi nopeuttaa prosesseja, kuten rekrytointia, palkanlaskentaa ja raportointia, mikä vähentää manuaalista työtä ja parantaa työn sujuvuutta. Lisäksi tekoäly voi kehittää analytiikkaa, parantaa tiedon analysointia ja tukea päätöksentekoa. Tulevaisuudessa tekoäly tarjoaa uusia mahdollisuuksia, kuten virheiden havaitsemisen ja prosessien automatisoinnin. Kuitenkin sen käyttö tuo mukanaan tietoturvariskejä, ja sen luotettavuus voi muodostua haasteeksi.

Vastaajilla on erilaisia mielipiteitä tärkeimmistä kehityskohteista

Tutkimuksen tuloksista selvisi, että henkilöstöhallinnon tärkeimmät kehityskohteet vaihtelevat organisaatioittain. Monet organisaatiot kokevat tarpeen kattavalle HR-järjestelmälle, joka yhdistää kaikki keskeiset HR-toiminnot, kuten henkilöstötietojen hallinnan, työajanseurannan ja palkanlaskennan. Osaamisen hallinta ja kehittäminen korostuvat myös, erityisesti osaamisdatan keräämisen, koulutusten ja perehdytyksen osalta. Lisäksi raportoinnin ja analytiikan kehittäminen nähdään tärkeänä tiedolla johtamisen tukena, jotta päätöksenteko voi perustua ajantasaiseen dataan. Työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu kaipaavat edelleen kehitystä erityisesti reaaliaikaisen integraation ja lakisääteisten vaatimusten näkökulmasta.

Hankinnan esteiksi koetaan nykyisten järjestelmien riittävyys ja päätöksenteko muualla

Monet yritykset kokevat, että heidän nykyiset HR-järjestelmänsä toimivat riittävän hyvin, eikä uusille järjestelmille ole tarvetta. Lisäksi HR-järjestelmien hankinta ei aina kuulu vastaajien vastuulle, vaan päätöksiä tehdään usein globaalisti tai keskitetysti muualla organisaatiossa. Yksi merkittävä este uusille hankinnoille on myös kustannukset ja resurssien puute, mikä tekee investoinneista haastavia. Lisäksi monet yritykset ovat hiljattain päivittäneet tai hankkineet uusia järjestelmiä, eikä uusia muutoksia nähdä ajankohtaisina juuri nyt.

Enemmän aikaa merkitykselliselle – Review 2023

Onko digihäly lisääntynyt parin viime vuoden aikana? Onko käytössänne jo liikaa ohjelmistoja ja työkaluja? Mittaatteko työntekijäkokemusta? Entä sosiaalista vastuullisuutta? Mitkä ovat työssäsi tämän hetken merkityksellisimmät trendit?

Saarni Cloud toteutti yhdessä Innolink Oy:n kanssa suurten organisaatioiden henkilöstöhallinnon trendeistä ja työkaluista kertovan tutkimuksen loppuuvuodesta 2023. Tutkimukseen vastasi reilut kaksisataa yli 50 hengen kokoisissa organisaatioissa henkilöstöhallinnon vastuullisissa tehtävissä työskentelevää henkilöä.

Halusimme kartoittaa miten nykypäivän henkilöstöhallinnon ohjelmistoihin suhtaudutaan ja miten niiden arkipäiväinen käyttö sujuu. Selvitimme myös mitä ohjelmistoja ylipäänsä käytetään, millaiset työtehtävät koetaan liian työläiksi ja mitkätulevaisuuden trendit ovat merkittävimpiä.

HR-ammattilaiset eivät koe digiähkyä, eli ohjelmistoja ja digityökaluja ei ole ainakaan liikaa. Toisaalta digihäly ei ainakaan ole vähentynyt ja se tukee ajatustamme että Saarni Cloudin yritysten ja palveluiden yhteinen missio ”enemmän aikaa arvokkaalle työlle ja inhimilliselle kasvulle” on edelleen erittäin ajankohtainen. Jatkossa haluamme vastata mm. kysymyksiin miten vähennetään kuormitusta? Mikä sitä aiheuttaa? Minkälainen on toimiva ja hyvä ohjelmisto? 

 Yleisesti ottaen vastaajat luottavat ohjelmistojen hyödyllisyyteen, mutta integroitavuus sekä raporttien laatu ja selkeys olivat selkeästi kiviä kengässä. Perehdyttämiseen, osaamisen hallintaan ja kehittämiseen sekä oppimisalustoihin ja verkkokoulutuksiin liittyvissä ohjelmistoissa on eniten tilausta.

 Kaikilla meillä kehittäjillä ja palveluiden tarjoajilla on kuitenkin vielä paljon parannettavaa sillä vain 7 % vastaajista kokee että heidän käyttämänsä työkalujen ja ohjelmistot helpottavat ja nopeuttavat henkilöstöhallinnon prosesseja erittäin hyvin.

Katso kyselyn tulokset täältä.

Kaj Rintala

CEO, Saarni Cloud Oy

Tulevaisuuden trendeistä

Yli puolessa yrityksistä on jo määritelty vastuullisuusstrategia tai -ohjelma, mutta suurimmassa osassa sosiaalisen vastuullisuuden tavoitteita ei ole määritelty, eikä niitä myöskään mitata aktiivisesti. Niissä organisaatioissa, joissa oli määritelty erikseen sosiaalisen vastuullisuuden tavoitteet, lähes puolet mittasivat niiden toteutumista vuosittain. Jatkuva oppiminen ja sitouttaminen ovat myös trendejä, joihin yrityksissä aiotaan jatkossakin panostaa.  

Merkittävimmäksi henkilöstöhallinnon trendiksi kyselyssä nousi kuitenkin työn psyykkinen kuormittavuus, ja siihen asiaan mekin haluamme tehdä parannuksia niin palveluidemme avulla kuin omassa toiminnassamme matkallamme inhimillisen kasvun yhteisöksi.

Lämmin kiitos kaikille vastaajille – toivottavasti sinäkin olet valmis vastaamaan Review-kyselyyn kun toteutamme sen seuraavan kerran! –Kaj Rintala

Työn psyykkisen kuormittavuuden säätely
koetaan tärkeimmäksi trendiksi

Valitse seuraavista kolme tärkeintä trendiä, jotka tulisi ottaa paremmin huomioon organisaationne toiminnassa ja kehittämisessä? (202)

Psyykkinen kuormittavuus

”Mielenterveyssyistä johtuvat sairauspoissaolot ovat kasvussa ja erityisesti ahdistuneisuus on ollut viime vuosina jyrkässä nousussa Suomessa. On erittäin hyvä, että työnantajat ovat tunnistaneet työn psyykkisen kuormittavuuden säätelyn tärkeimmäksi kehitystrendiksi. Organisaatioiden tulisi yhä enemmän nähdä työntekijöiden psyykkiseen hyvinvointiin panostamisen välttämättömänä osana yrityksen toimintaa. Se ei ole erillinen investointi tai hanke, vaan tärkeä työelämä- ja johtamistaito, joka vaikuttaa suoraan liiketoimintaan. Hyvinvoiva työyhteisö on myös Saarni Cloudilla strateginen prioriteetti rakentaessamme inhimillisen kasvun yhteisöä. Tärkein keinomme huolehtia työntekijöiden hyvinvoinnista on yksinkertaisesti varmistaa toimiva perusta – että työn arki on sujuvaa ja että johtaminen sekä työilmapiiri ovat kunnossa.” – Pia Kankaantähti

Pia Kankaantähti

CHRO, Saarni Cloud Oy

Vastuullisuusstrategioissa eroja organisaatioiden välillä

Tina Sweins

Governance, Risk & Compliance

Manager, Saarni Cloud

Vastuullisuus ja vastuullisuusstrategiat

”On tärkeää, että vastuullisuudesta puhuttaisiin yrityksissä enemmän. Erityisesti yrityksen johto ja esimiestaso ovat tässä avainasemassa, sillä he näyttävät esimerkillään, miten tärkeänä asiaa pidetään omassa organisaatiossa. Ihmiset haluavat enenevässä määrin olla vaikuttamassa vastuullisuusasioihin, samalla kun vastuullisuusstrategian merkitys myös työnantajamielikuvan luonnissa korostuu. Jo nyt strategian olemassaolo on etu esimerkiksi kilpailutustilanteissa. Tulevaisuudessa vastuullisuuden läpinäkyvyys tulee entisestään lisääntymään, kun ESG-raportointi tulee pakolliseksi.”  – Tina Sweins

Vastuullisuuskäytännöissä on havaittavissa vaihtelua. Hieman yli puolessa organisaatioista on määritelty vastuullisuusohjelma tai -strategia, mikä viittaa kasvavaan kiinnostukseen vastuullisuutta kohtaan liike-elämässä. Toisaalta 29% ilmoittaa, ettei vastuullisuusohjelmaa tai -strategiaa ole asetettu, ja 13% ei osaa ottaa kantaa.

Kun tarkastellaan sosiaalisen vastuullisuuden tavoitteita ilmenee, että niitä ei mitata aktiivisesti useimmissa tapauksissa. Jopa 61% kertoo, että tavoitteita ei ole määritelty tai eivät osaa sanoa. Nissä organisaatioissa, joissa tavoitteet on erikseen määritelty, lähes puolet (48%) mittaa niiden toteutumista vuosittain. Tämä kertoo vastuullisuuden konkreettisen seurannan ja arvioinnin olevan edelleen kehittymässä organiaatioiden toimintakulttuurissa.

Sami Wilkman

toimitusjohtaja Saarni Intelligence

Sosiaalinen vastuullisuus

”Kyselyn tulosten perusteella jo huomattava osa organisaatioista raportoi sosiaalisen vastuullisuuden mittareista. Toisaalta aihepiirin uutuuden ja tarkkojen raportointivaateiden keskeneräisyyden vuoksi vastuullisuusohjelmien sisällöt myös koetaan vielä osittain epäselväksi kokonaisuudeksi. Sosiaalisen vastuullisuuden seuranta henkilöstön hyvinvointia yleisemmin edistäväksi, esimerkiksi työntekijöiden työolojen, tasapuolisen kohtelun ja yhtäläisten osalta, on pikku hiljaa myös siirtymässä osaksi johtoryhmien ja hallitusten kuukausiraportointia sekä päivittäistä operatiivista johtamista.” – Sami Wilkman